Paola Guccione

Lead Auditor

SQS ITALIA - Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e Management | Italia

Sappiamo che le certificazioni non sono obbligatorie per le imprese dell’industria cosmetica, ma sappiamo altrettanto bene che non se ne può fare a meno per far fronte alle richieste dei clienti che esigono sempre più trasparenza e chiarezza su temi quali sostenibilità, sicurezza e qualità. Poter rafforzare quindi la propria credibilità e la fiducia sul mercato nei confronti di collaboratori, autorità e altri stakeholder diventa fondamentale in questo periodo storico. Ma come può un’azienda districarsi tra i tanti tipi di certificazioni in circolazione?

Per fare un po' di chiarezza e per capire l’importanza delle certificazioni nel settore cosmetico Monica Nizzardo, per conto di BEAUTY HORIZONS, ha chiesto aiuto alla Dott.ssa Paola Guccione, Lead auditor per l’Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e Management (SQS), fondata nel 1983, uno dei primi enti di certificazione a livello europeo, membro fondatore di IQNet, rete di certificazione internazionale con partner presenti a livello mondiale.

Innanzitutto, grazie Paola per aver dato la tua disponibilità a rispondere ad alcune domande che tutte le aziende si sono trovate o si troveranno ad affrontare. Partiamo dalla base. 

Perchè un’azienda deve certificarsi? 

Essere in possesso di uno o più attestati rilasciati secondo le norme ISO rappresenta una garanzia nei confronti dei clienti e rende visibile l’impegno e la responsabilità dell’impresa nel migliorare i processi e rispettare le normative.

Allargando il concetto ai criteri di sostenibilità, le certificazioni ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 rappresentano un quadro di riferimento tecnico oggettivo, standardizzato, trasparente e internazionale.

Le certificazioni sono lo strumento essenziale per dare risposta alle richieste del mercato in termini di qualità, ambiente, salute e sicurezza e sono tra gli elementi strategici che permettono ad un'impresa di differenziarsi dai competitors per emergere nel mercato di riferimento. La certificazione è infatti applicabile alle aziende appartenenti a tutta la filiera industriale, a partire dalla produzione delle materie prima fino alla distribuzione.

In questo quadro, l’attività dell’ente di certificazione rappresenta il momento di convalida del sistema di gestione adottato e realizzato dall’azienda e le aziende certificate sono in possesso di un elemento fondamentale per il loro posizionamento sul mercato. 

Quali sono le norme specifiche del settore cosmetico?

Le norme specifiche del settore cosmetico sono realizzate con:

• la norma ISO 22716:2007
• lo schema di certificazione EFfCI GMP:2017.

I due prodotti sono estremamente diversi tra loro: entrambi linee guida, il primo è basato sulle GMP applicabili alla produzione dei cosmetici mentre il secondo è relativo all’applicazione delle EFfCI GMP nella produzione degli ingredienti cosmetici..   

Cosa sono le GMP?

Sono un insieme di regole che descrivono i metodi, le attrezzature, i mezzi e la gestione delle produzioni per assicurarne gli standard di qualità appropriati. Sono state sviluppate per i prodotti farmaceutici e la loro applicazione si estende a tutti i prodotti “health related” come gli alimenti, i dispositivi medici e i cosmetici.

Le Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP), corrispondono a quella parte della assicurazione di qualità che ha lo scopo di assicurare che i prodotti vengano fabbricati in modo da risultare di qualità adeguata all’uso che se ne intende fare. Di conseguenza hanno per oggetto sia la produzione che il controllo di qualità.

La qualità di un prodotto deve essere costruita durante il processo di produzione, tenendo sotto controllo non solo il risultato finale, ma anche le varie fasi di produzione.

I vantaggi dell’applicazione delle GMP si possono sintetizzare in questo elenco:

• Mantengono il processo sotto controllo
• Riducono i rischi
• Prevengono le contaminazioni
• Prevengono il mix up e gli errori
• Permettono un risparmio sui costi
• Assicurano un prodotto sicuro e di qualità

L’articolo 8 del Regolamento CE n. 1223/2009, il “Nuovo Regolamento sui prodotti cosmetici “del Parlamento Europeo e del Consiglio del 30 novembre 2009, entrato in vigore l’11 luglio 2013, prevede che tutti i prodotti cosmetici siano fabbricati e confezionati nel rispetto delle GMP.  

Quali sono gli aspetti fondamentali della ISO 22716:2007? 

Nello specifico la ISO 22716:2007 “Cosmetici – Pratiche di buona fabbricazione (GMP)– Linee Guida sulle Pratiche di Buona Fabbricazione” riguarda tutte le aziende che producono e confezionano cosmetici sia a marchio proprio che per conto di terzi e ne definisce le GMP.

La norma si applica alla produzione, controllo, conservazione e spedizione dei prodotti cosmetici con la finalità di garantire al consumatore elevati standard di sicurezza e igienico-sanitari e costituisce il testo armonizzato di riferimento per dimostrare la conformità alle GMP richieste dal Regolamento 1223/2009.

Gli aspetti fondamentali da gestire si possono sintetizzare in:

• Controllo del processo (conoscenza dei parametri critici che hanno effetto sulla qualità dei prodotti, applicazione fedele delle procedure operative, strumentazione tarata, apparecchiature funzionanti correttamente)
• Formazione del personale (sui concetti generali GMP e sulle procedure operative specifiche)
• Ambiente sfavorevole alla contaminazione del prodotto (pulizia di locali e attrezzature, flussi di materiale e personale, condizioni ambientali adeguate)
• Gestione delle materie prime e dei materiali di confezionamento (accettazione, condizioni di stoccaggio, condizioni di pesatura e di utilizzo)
• Sistema documentale (fare tutto quello che è scritto e scrivere tutto quello che si fa)
• Catena della responsabilità (definizione dei ruoli, assunzione ed esercizio di responsabilità)
• Autocontrollo (audit interni, gestione delle deviazioni).   

Quali sono gli aspetti fondamentali della EFfCI GMP:2017? 

L’EFfCI (European Federation for Cosmetic Ingredients) è un’associazione commerciale europea che rappresenta le industrie produttrici di ingredienti chimici e naturali e i fornitori delle industrie cosmetiche; ha sviluppato una guida GMP per gli ingredienti cosmetici, basata su analoghe guide di associazioni omologhe relative all’industria farmaceutica.

La guida, che prende come riferimento la ISO 9001, copre i sistemi di gestione della qualità e le GMP necessarie per l'intero processo di produzione degli ingredienti cosmetici. È stata concepita per essere utilizzata per determinare se le strutture e i controlli di produzione utilizzati garantiscano adeguatamente la qualità e la purezza che dichiarano di possedere e che siano adatti all'uso previsto.

La linea guida EFfCI GMP ha come quadro di riferimento il sistema di gestione qualità conforme alla norma ISO 9001 integrato con tutti i requisiti specifici che riguardano le GMP.

I requisiti specifici riguardano:

• I controlli di qualità sugli ingredienti cosmetici
• Le responsabilità della ‘Quality Unit’
• Le responsabilità specifiche per l’approvazione dei fornitori, delle materie prime e dei materiali di confezionamento
• L’implementazione di procedure per la gestione di attività critiche come le analisi di laboratorio e il controllo ed il rilascio degli ingredienti cosmetici
• La gestione delle registrazioni
• L’adozione di un sistema di ‘change control’ e i protocolli per la gestione
• La pulizia e la manutenzione degli ambienti di lavoro.

Quali sono i vantaggi? 

Le aziende attestate assicurano e dimostrano alle parti interessate (clienti, distributori, importatori, e consumatori) la conformità alle norme riguardanti le GMP dei prodotti cosmetici e degli ingredienti cosmetici.

Non dimentichiamo poi che tra le parti interessate ci sono anche gli enti di controllo e che la normativa vigente è rappresentata dal Regolamento CE 1223/2009 e dal Decreto Legislativo n.204/2015 che stabilisce la disciplina sanzionatoria applicabile alla mancata ottemperanza del Regolamento.

La certificazione fornisce quindi un ulteriore strumento atto a dimostrare la compliance dell’azienda alle disposizioni di legge.    

Come funziona e quanto dura la certificazione? 

L’iter può iniziare con una verifica preliminare che può esser richiesta dall’azienda per valutare lo stato del sistema di gestione aziendale in relazione a quanto richiesto e per individuare eventuali aree ancora da sviluppare prima della certificazione.

Successivamente si procede con gli audit di Stage 1 e di Stage 2 che rappresentano il momento di verifica della conformità del sistema di gestione ai requisiti tramite l'analisi dei documenti, la raccolta delle evidenze e le osservazioni sul campo. Il risultato dell’attività di audit è l’emissione dell’attestato di conformità.

Il ciclo di certificazione è triennale, dopo l’audit di prima verifica sono previsti due audit di sorveglianza annuali e poi si svolge un audit di rinnovo.   

Come scegliere l’ente di certificazione? 

Non bisognerebbe impostare la scelta basandosi solo sul prezzo, ma, come tutti gli investimenti, valutare attentamente i pro e i contro, visto che la durata di ogni certificato è triennale.

È fondamentale scegliere con attenzione l’ente di certificazione prendendo in considerazione svariati aspetti, tra i quali:

• trovare un partner valido per impostare un lavoro in più anni
• conoscere preliminarmente gli auditor che interverranno nelle attività di verifica
• stabilire un buon contatto in modo che l’obiettivo del miglioramento possa essere conseguito.

Una domanda sugli aspetti regolatori sempre più stringenti che stanno portando anche a riformulazioni di prodotto. Premesso che il termine “regolatorio” è per sua natura percepito come limitante (ma dovremmo anche pensare che le regolamentazioni cambiano in funzione di nuove conoscenze scientifiche), come vede oggi questo confronto tra le due parti, Ente regolatorio/produttore? In sintesi: confronto o conflitto? 

Certamente un confronto poiché la legislazione va rispettata in quanto garante della sicurezza del consumatore. Sarebbe auspicabile una maggiore rapidità ma come sempre per modificare le leggi i tempi sono piuttosto lunghi.  

Una domanda con uno sguardo al marketing. Tematiche discusse e attuali in questi ultimi anni: ruolo degli influencer, dei social media, dell’e-commerce. Sicuramente la forzata permanenza domestica ha accelerato e concentrato un fenomeno già in atto. Quali i rischi e le opportunità? Come riconoscere fonte serie e inattendibili? 

Sono fenomeni attuali e societari che a mio parere rappresentano delle opportunità di sviluppo. Sicuramente hanno portato ad un riavvicinamento tra i brands ed i consumatori, molti dei prodotti già sul mercato sono il frutto di questo dialogo in corso ed è solo l’inizio di un questo fenomeno. Quindi ne vedo che utilità.  

Le trasformazioni sociali stanno superando molti schemi: una volta il make up era solo al femminile (con il maschio che rubava nell’armadietto in casa), poi c’è stato il passaggio al Men’s Grooming, oggi, specialmente tra i giovani, non ci si pongono molti problemi in uso più disinvolto del make a prescindere dal genere. Premesso che ci sono comunque limiti oggettivi determinati da una diversità fisiologica delle pelli, si può parlare di nuovi scenari futuri del make up? 

L’inclusività è una macro tendenza legata alla società attuale, gli hashtag gender free e inclusivity hanno milioni di followers tra i giovani ed i meno giovani, in tutto il mondo. Parità di sessi e accettazione delle diversità. I miei clienti mi richiedono costantemente dei prodotti gender free in colori e textures. E’ una macro tendenza che persisterà.  

Una domanda finale: il mass market è dominato, si sa, dai grandi marchi storici che indossiamo in tutto il mondo. Quale è lo stato di salute dei piccoli produttori (in termini di dimensione aziendale non certo di valore che anzi, sono spesso laboratori di innovazione), delle realtà di nicchia? 

Le Indies brands fioriscono dappertutto in Europa e nel mondo, sono portatrici di novità, leggerezza, flessibilità. Inoltre, fenomeno importante, le piu innovanti sono rapidamente acquistate dai grandi marchi.  

Le indies rappresentano delle comunità ed è la comunità che fa evolvere il brand tramite i commenti sui networks. Quindi il legame e diretto e la risposta è rapida e accresce la fiducia. 

Ho realizzato uno studio che presentero’ al Luxe Pack a Monaco nell’edizione di ottobre 2022. Che rappresenta uno status mondiale delle novità tecnologiche proposte dalle Indies.  

E’ un mercato in crescita, legato alla ricerca di autenticità e personalizzazione.