L’IMPORTANZA DEL REGULATORY PER L’EXPORT DEI COSMETICI

Esportare prodotti cosmetici presuppone l’avere a disposizione una solida dotazione di documenti, taluni già resi obbligatori dalle normative europee, ed altri che ci possano fare da base, per la preparazione delle documentazioni richieste dai vari paesi extra europei. Essere in grado di affrontare queste richieste, da parte delle single autorità nazionali, è precondizione imprescindibile, per poter iniziare a vendere in un paese straniero. Alcuni di questi documenti e certificazioni potranno anche essere un importante caratteristica differenziante per i nostri prodotti, che si confrontano sempre più con concorrenti in un mercato globale e ricco di eccellenze.


Anche nella fase della formulazione, sarà importante, per quanto possibile, valutare gli eventuali ingredienti che possano non essere accettati in alcuni mercati extra europei. Avere una formula che vada bene e con certezza, in tutti paesi del globo è quasi impossibile, ma tenere in considerazione, soprattutto alcuni paesi asiatici di notevole rilevanza per il nostro comparto industriale, come: Cina, Giappone e Corea, è una cautela molto utile.

    INTRODUZIONE

    Europa

    In linea generale, vendere un prodotto cosmetico in un altro paese europeo, è permesso se questo è liberamente venduto un uno degli altri paesi. Il requisito regolatorio principale è l’approntamento del PIF (Product Information File). Il PIF, in linea di massima, si compone di una parte descrittiva, in cui vengono raccolte tutte le informazioni relative al prodotto: dalla composizione alle caratteristiche chimico fisiche e microbiologiche, alle informazioni sul packaging, al metodo di produzione; ed una parte di valutazione, in cui vengono definiti i profili tossicologici delle materie prime, viene valutata la stabilità del sistema conservante ed il potenziale effetto irritante. In ultimo, il PIF contiene la valutazione delle informazioni riportate in etichetta e in particolar modo dei claims. Alcuni test ed esami lo possono integrare. Questo dossier deve essere disponibile per essere fornito alle autorità locali, che ne richiedessero la consultazione.

    E qui siamo alla prima nota importante, averlo disponibile anche in lingua inglese è fondamentale se vogliamo, ora o in seguito, esportare i nostri prodotti. Organizzarsi od accordarsi in questo senso, con i nostri fornitori, eviterà di doverlo rifare in futuro, con sprechi di tempo e di risorse economiche. Adattare e tradurre il PIF è anche attività necessaria per tutti i prodotti, che abbiamo lanciato nel corso degli anni e per i quali necessità una adeguata revisione, anche solo linguistica.

    Per ogni prodotto cosmetico, è poi obbligatoria la notifica al portale europeo CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) ed è da effettuarsi prima dell’immissione sul mercato comunitario. I dati che dovremo inserire in questo portale deriveranno, nella quasi totalità, da quelli già presenti nel PIF.

    Solo approntando i documenti di cui sopra ed adempiendo a quanto richiesto, potremo iniziare a vendere in un qualsiasi paese europeo.

    Credo sia importante ricordare che, con l’avvento della Brexit, il Regno Unito è dall’inizio del 2021, da considerarsi alla stregua di un qualsiasi paese extra europeo, con regole e adempimenti autonomi, ed in questo caso, ancora in fase di rodaggio.


    Extra Europa

    Ad oggi, l’unico paese rilevante che non richiede una registrazione o almeno una notifica presso le autorità locali, per la vendita di prodotti cosmetici, è Hong Kong. Gli Stati Uniti, per i cosmetici che non vantino specifici effetti, non necessitano né di registrazione né di notifica, richiedono però di ricevere prodotti che ottemperino, strettamente, alle normative FDA (Federal Drug Adminitration), sia in termini di formulazione, packaging e testi sulla confezione ed nei materiali informativi. Questa che potrebbe, di primo acchito, sembrare una situazione più semplice, si presta ad una maggiore attenzione, in quanto eventuali errori possono portare a gravi conseguenze, in termini di blocchi alle dogane, ritiro dei prodotti e multe rilevanti. FDA ha, negli ultimi anni, intensificato le proprie attività di ispezione, che possono addirittura essere allargate agli stabilimenti produttivi oltre oceano, nel paese di origine del cosmetico oggetto di attenzione.

    Ci troviamo poi di fronte, paese per paese, ad una serie di richieste, di procedure e di certificazioni che necessitano di una notevole “fantasia” nell’adattamento dei documenti a nostra disposizione, con l’obiettivo di soddisfare le richieste dei burocrati, seduti nei loro uffici sparsi in tutto il mondo.

    Per soddisfare queste richieste, sempre basandoci su quanto abbiamo già disponibile nel nostro PIF, che avremo avuto cura di approntare in formato elettronico “aperto”, per poterlo adattare alle varie situazioni, dovremo avere pronti una serie di documenti standard: Certificate of Formula, Certificate of Analysis, GMP Declaration o Certificazione, oltre ad una serie di documenti emessi da enti esterni: il Free Sale Certificate (CLV per il nostro Ministero della Sanità), il Certificato di origine e, se necessario, la Safety Data Sheet (Scheda di Sicurezza il 16 punti), per i prodotti pericolosi, quest’ultimo documento è strettamente necessario per il trasporto dei prodotti e potrà essere necessario anche sul territorio europeo.

    DOVE VOGLIO ESPORTARE 

    MASSIMO PIACENTINI         

    Senior Export Consultant | Italia

    Bio...

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    Certificate of Formula

    Questo documento necessità di essere approntato con differenti livelli di completezza e dettaglio. La lista degli ingredienti è bene che sia disponibile con entrambe le nomenclature, INCI e CTFA. Il numero di CAS sarà di grande aiuto. La definizione della destinazione d’uso di ciascun ingrediente, anche. Passiamo poi alle percentuali, ovvero alla parte quantitativa del documento. Fatta salva la lecita necessita delle aziende di fornire la minor quantità di informazioni sui propri prodotti, fornire il range percentuale delle composizioni non è sempre sufficiente, alcune autorità nazionali richiederanno il dato puntale.


    Certificate of Analysis

    Questo documento presenterà i range ritenuti standard per i nostri prodotti, includendo di solito, le seguenti informazioni: aspetto, viscosità, densità, colore, profumo, pH, conservanti, carica batterica, conta vitale totale (TVC) ed altri dati come la verifica di eventuali test, ad esempio quelli sui metalli pesanti o quello dermatologico.


    GMP

    Esso è una dichiarazione od un certificato GMP, che conferma che i nostri prodotti sono stati fatti seguendo le norme di buona fabbricazione, meglio se convalidati o emessi da un ente esterno.

    ALCUNE CONSIDERAZIONE ED ACCORTEZZE IN RELAZIONE AI DOCUMENTI 

    Seppur non richiesti esplicitamente dalle autorità sanitarie dei paesi di destinazione dei nostri prodotti, avere certificazioni ISO è sicuramente un rilevante vantaggio commerciale, oltre che un modo per essere ritenuti più “credibili” dagli enti autorizzatori. Alcuni paesi, come l’Arabia Saudita richiedono specifiche validazioni, in questo caso la Certificazione SASO, che deve essere ottenuta attraverso enti autorizzati, presenti nella maggior parte dei paesi e che alla fine del processo, includerà anche un’ispezione fisica del carico in partenza.

    Anche la Russia necessita di una specifica certificazione di conformità, EAC, che è presupposto inevitabile per la messa in commercio dei cosmetici sul suo territorio.

    Questo sono solo alcuni dei principali esempi delle certificazioni richieste.

    Specifiche certificazioni, come quelle relative alla “naturalità” e all’organicità, oltre che quelle di tipo religioso, come Halal e Kosher, meritano una considerazione ed una valutazione attenta e strettamente collegata ai nostri prodotti ed alle loro destinazioni.


    Alla luce di quanto sopra esposto, si evince la fondamentale importanza della franca ed ampia collaborazione da parte dei fornitori e dei terzisti, senza il cui appoggio, ci troveremo in gravi e talvolta insormontabili difficolta, per poter, anche solo, iniziare a vendere in gran parte dei paesi esteri.

    Molto spesso risulta di grande importanza avere una figura professionale che sia in grado di mediare e di rendere adatti i documenti alle richieste ed alle procedure, che per cultura ed iter burocratici si differenziano, anche di molto, rispetto a quanto utilizziamo abitualmente.

    CERTIFICAZIONI SPECIFICHE 

    EXPORT